Knacknuss Lohnbuchhaltung - häufige Stolperfallen beim Führen einer Lohnbuchhaltung

Das Humankapital zählt zur wichtigsten Ressource in einem Unternehmen. Umso wichtiger, dass der Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellt, damit die Mitarbeiter ihren monatlichen Lohn korrekt und pünktlich erhalten.

Mit der Lohnabrechnung werden auch die Sozialversicherungsbeiträge wie AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung), ALV (Arbeitslosenversicherung), KTG (Krankentaggeldversicherung), NBUV (Nichtbetriebsunfallversicherung) und BVG (Berufsvorsorge 2. Säule) abgezogen und die Arbeitgeberbeiträge in der Lohnbuchhaltung verbucht. 



Die Lohnbuchhaltung bildet die Grundlage für die Meldung der Lohnsumme an die Sozialversicherungen sowie für die Erstellung der Lohnausweise. Daher ist der Lohnbuchhaltung besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Dabei sind nicht nur eine korrekte Lohnabrechnung und die fristgerechte Zahlung von Bedeutung, sondern auch dass sämtliche Positionen (Lohnarten) richtig verbucht werden.



Unabhängig von der verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware sind die Stammdaten und Parameter sorgfältig zu hinterlegen (bspw. Sozialversicherungsabzüge, Zulagen, Privatanteile inkl. allfälligen MWST-Codes etc.). Sind die Angaben unvollständig oder fehlerhaft erfasst, müssen die Lohnabrechnungen im Nachhinein aufwändig korrigiert werden und allenfalls Korrekturmeldungen an Sozialversicherungen, Quellensteueramt etc. gemacht werden.

• Quellensteuerabzug: Die Quellensteuer wird direkt vom Bruttolohn (inkl. Spesen und sonstiger Zulagen und Naturalleistungen) ausländischer Arbeitnehmenden abgezogen, die keinen steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz (Grenzgänger) haben oder im Besitz einer Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) sind.
  
  Die Berechnung der fälligen Steuer erfolgt nach zwei Berechnungsmodellen: das Monats- oder das Jahresmodell, das jeweilige Modell gibt der Kanton vor. Bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses im Verlauf eines Monats ist der Quellensteuerbetrag anteilsmässig vom ordentlichen Monatsbruttolohn zu berechnen. Die Bestimmung des Satzbestimmenden Lohn kann vor allem bei Teilzeiterwerb sehr komplex sein, das gesamte Arbeitspensum des Mitarbeiters (bei der eigener Firma und bei fremden Arbeitgeber) ist für die Berechnung relevant, da die Umrechnung auf 100% stattfinden muss. Die Abrechnung der Quellensteuerabrechnungen erfolgt direkt mit den anspruchsberechtigten Kantone (kantonale Steuerverwaltung) am Wohnkanton des quellesteuerpflichtigen Mitarbeiters.

• Lohnzahlungen bei Kurzarbeitszeit. Muss die Arbeit in der Firma aus aussergewöhnlichen Gründen (z. B. aufgrund ungewöhnlicher Witterungsbedingungen, in einem wirtschaftlich schwierigen Umfeld oder während einer Pandemie) vorübergehend eingestellt oder reduziert werden, kann Kurzarbeit beantragen. Mit Kurzarbeit soll in erster Linie verhindert werden, dass Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlassen müssen. Die Mitarbeitenden erhalten 80% ihres normalen Verdienstes. Der Arbeitgeber erhält von der Arbeitslosenkasse nach Ablauf einer Karenzfrist eine Kurzarbeitsentschädigung in der Höhe der Lohnfortzahlung auf die ausgefallenen Arbeitsstunden. Um keine Beitragslücken bei den Sozialversicherungen während der Kurzarbeit zu haben, ist der ursprüngliche Bruttolohn des Mitarbeiters weiterhin zu 100% AHV/IV und UV-Pflichtig.

• Lohnfortzahlung bei Krankheit/Unfall des Mitarbeiters. Die Versicherungsleistungen bei Unfall und Krankheit unterliegen nicht den Lohnbeiträgen an AHV, IV, und UV.

• Taggeldzahlungen aus Erwerbsersatz (EO), Militärversicherung (MV) und der Invalititätsversicherung (IV) sind AHV-Pflichtig unterliegen jedoch nicht der UV-Pflicht.

Lohnausweise an die Mitarbeiter

Anfangs Jahr müssen allen Mitarbeitern die Lohnausweise, für die Deklarationspflicht in der privaten Steuererklärung, ausgehändigt werden. Auf den Lohnausweise müssen regelmässige und unregelmässige Lohnbestandteile, Gehaltsnebenleistungen (Privatanteil Geschäftswagen, Verpflegung und weitere.) sowie Sozialversicherungsabzüge wie auch Quellensteuerabzüge, Spesenvergütungen, Kinderzulagen und weitere Angaben wie z.B. deklariert werden. Moderne Lohnsoftware wie auch Comatic sind in der Lage, die Lohnausweise (wie auch Lohnabrechnungen) den Mitarbeitern digital verschlüsselt via E-Mail (IncaMail - https://incamail.com/) zu senden.

Lohnmeldungen

Ebenfalls Anfangs Jahr müssen die Bruttolöhne des vergangenen Jahres den einzelnen Sozialversicherungen gemeldet werden.

Die Meldung an die AHV erfolgt Aufgrund der AHV-pflichtigen Lohnsumme wie dem Monatslohn bzw. Stundenlohn sowie gewisse Zulagen (Ferien- und Feiertagszulagen, Schichtzulagen etc.) sowie Naturalleistungen (wie Privatanteile Auto). Jugendliche bis zum vollendeten 17. Altersjahr und AHV-Rentner bis zu einem jährlichen Einkommen von weniger als CHF 16'800 sind von der Beitragspflicht ausgenommen. Ebenfalls von der AHV-Pflicht ausgenommen sind gewisse Leistungen im Unfall- oder Krankheitsfall sowie Kinderzulagen.

Die Meldung an die Unfallversicherung erfolgt auf der Basis der AHV-pflichtigen Lohnsumme. Diese wird mit den Löhnen der nicht AHV-pflichtigen Mitarbeiter (Jugendliche und Rentner) addiert, abzüglich der Taggelder aus der Militärvericherung oder Erwerbsersatzordnung (EO). Auf der Deklaration ist zwischen der Lohnsumme für Berufs- und Nichtberufsunfälle zu unterscheiden. Die obligatorische Unfallversicherung ist begrenzt bis zu einem versicherten Jahresverdienst von aktuell CHF 148'200. Jahreslöhne die diesen Betrag übersteigen, können über eine UVG-Zusatzversicherung abgeschlossen werden.

Die Meldung an die Krankentaggeldversicherung erfolgt auf Basis der AHV-pflichtigen Lohnsumme der KTG-pflichtigen Mitarbeiter.

Die einzelnen Lohnmeldungen an die Sozialversicherungen und die kantonalen Steuerämter Quellensteuerabrechnungen an die kantonalen Steuerverwaltungen können klassisch erfolgen oder mit Swissdec zertifizierten Lohnsoftware elektronisch (ELM) direkt aus der Software. Werden Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer nicht korrekt in Abzug gebracht, wird dies anlässlich einer Revision nachträglich in Rechnung gestellt. Für die korrekte Abrechnung haftet grundsätzlich der Arbeitgeber, da er für die Erhebung und Ablieferung der Quellensteuer verantwortlich ist.